對於一間企業而言，每個部門、每位員工在每天都會處理一定數量的文件，再經過年復年年的運作，整間公司的文件堆疊起來，會成為海量的存在。如果企業使用紙本文件，雖然一張紙很薄，但成千上萬張紙加起來，就要佔據大量的空間，終有一天會使公司辦公室爆滿。有些文件已經過時，可以銷毁處理，不過這亦要由人手來處理，又要花費人力時間。然後留下來的重要文件，還是會累積起來，長久下來並不是辦法，尤其對於土地空間極為珍貴的香港而言。因此，文件電子化是香港企業空間不足的解救之道。
在將文件電子件的過程之中，文件管理系統是不可或缺的，它將整間公司的文件都上線到伺服器之中。恰好文件所佔的電腦存儲容量遠遠不如相片及影片，所以普通的電腦硬碟與伺服器空間，已經足夠一間企業用上很多年。文件管理系統可以為各種文件劃分權限，例如涉及公司核心的敏感文件，可以劃定為只有老闆與高級主管可以存取，這就少了資料洩漏的風險。文件管理系統亦有強大的索引功能，員工不再需要在檔案櫃之中苦苦找尋過去的舊檔案，而只要在索引系統之中輸入條件，就可以輕鬆找到任何文件。
另一方面，對於台灣的公司而言，尤其是依賴網站或伺服器來運作的行業（例如網絡遊戲行業），除了文件管理系統，亦需要配置一個台湾高防服务器，做到快速的數據傳輸，亦能抵禦 DDoS 等攻擊，保護自己的業務，不會因網站或伺服器癱瘓而有損失。